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En esta segunda y última parte del artículo sobre los nuevos modelos normalizados de las Cuentas Anuales voy a tratar del formato de los depósios digitales, análisis que estructuraré en diversos apartados con el fin de intentar una mayor claridad, y que se corresponde con los contenidos recogidos en el Anexo II de la Orden JUS/206/2009.

CONTENIDO DEL DEPÓSITO DE CUENTAS DIGITAL

El depósito de cuentas digital ha de contener los datos  y documentos que especifico a continuación, y además, deberán ir acompañados de la correspondiente certificación acreditativa de la aprobación de las cuentas.

FORMATOS DE PRESENTACIÓN

Con la aprobación de la Orden JUS/206/2009, las únicas formas de presentación admitidas son:

• Mediante soporte digital convencional (CD o DVD) presentado físicamente en el Correspondiente Registro Mercantil, o
• Por vía telemática, haciendo uso de la firma electrónica reconocida.

SOPORTE DIGITAL CONVENCIONAL

La presentación bajo el formato CD o DVD se compondrá de:

• Un fichero comprimido ZIP, que habrá de ir situado en el directorio raíz del soporte y cuyo nombre deberá ajustarse al siguiente formato RRRRRNNNNNNNNNaaaab.ZIP, donde:
  • RRRRR es el código del Registro Mercantil donde se depositan las cuentas.
  • NNNNNNNNN será el NIF de la empresa depositante.
  • aaaa será el año a que se refiera el depósito.
  • b es un dígito de libre elección por si la empresa presenta más de un depósito de cuentas (consolidadas e individuales, etc.)
  Todos los ficheros que contenga este fichero ZIP colgarán directamente de la raíz, no cabe por tanto estructurarlos en directorios.
• La certificación acreditativa de la aprobación de las cuentas anuales.
  Esta certificación, en soporte papel, deberá tener legitimadas notarialmente las firmas de quien o quienes la expidan y especificar las menciones que exige el artículo 366.1.2º del Reglamento del Registro Mercantil y además ha de identificar de forma inequívoca las cuentas presentadas digitalmente mediante la huella digital producida por el algoritmo estándar MD5 (rfc 1321) aplicado al fichero .ZIP que contendrá todos los ficheros pertenecientes al depósito de cuentas presentado.

  Dicha huella digital no se incluirá en los ficheros que componen el depósito, únicamente relacionará biunívocamente una código salido por la impresora y firmada autógrafamente con los ficheros presentados digitalmente contenidos en el ZIP.

FICHEROS CONTENIDOS EN EL FICHERO ZIP

Los ficheros que constituyen el depósito digital son de dos tipos:

• Obligatorios, y
• Opcionales adjuntos.

Los ficheros obligatorios son dos y tendrán como base los modelos normalizados recogidos en la mencionada Orden.

La información que recogerán cada uno de ellos será diferente en función del lenguaje estándar en que deba presentarse el fichero (apdo II.1.2.2 del Anexo II de la Orden JUS/206/2009), y serán:

• En XBRL:
  • Hoja de datos generales de Identificación, y
  • Cuentas anuales (Balance, Cuenta de Pérdidas y Ganancias, Estado de cambios en el Patrimonio Neto, Estado de flujos de efectivo cuando sea requerido, y en su caso la Memoria)
• En XML:
  • Información contenida en la Instancia,
  • Documento de información sobre acciones o participaciones propias,
  • Declaración medioambiental, e
  • Identificación de los administradores que firman las cuentas.

Los ficheros opcionales adjuntos serán, a su vez, de dos tipos:

• Aquellos que no tienen un formato normalizado y no son obligatorios con carácter general, entre los que se encuentran:
  • El Informe de Gestión, de formato libre y de carácter obligatorio si el Balance presentado es Normal.
  • El Informe de Auditoría, de formato libre y de carácter obligatorio si el Balance presentado es Normal.
  • La Certificación SICAV, de formato libre y de carácter obligatorio sólo para aquellas sociedades establecidas por las disposiciones legales en vigor.
  • Los Anuncios de convocatoria, de formato libre y carácter voluntario, y
  • Otros documentos, que tendrán también formato libre y que no podrán exceder de 89.
• Aquellos que pese a existir modelos normalizados y ser obligatorio su contenido, el presentante opte por no expresar la información incluida en los mismos en lenguaje estándar XBRL o XML. Éstos son:
  • La Memoria, que deberá adjuntarse como archivo por separado siempre que no se haya cumplimentado mediante formulario electrónico normalizado. Su formato podrá ser el recogido en el Anexo I de la Orden JUS/206/2009 o de texto libre, y
  • El Documento de información sobre acciones y participaciones propias, de formato normalizado y de carácter obligatorio para las sociedades de capital.

Los ficheros adjuntos sólo se admitirán si van contenidos en alguno de los siguientes formatos, no pudiendo superar su tamaño conjunto los 10 Megabytes:

TXT: Archivo de texto en formato Unicode o Windows-1252 (CP1252)
PDF: Archivo pdf en formato PDF 1.6 (o anteriores) sin cifrado.
TIF: Archivo de imagen TIFF 6.0 multipágina con las siguientes características:

• Resolución máxima de 300ppp.
• Tamaño máximo A3.
• Compresión CCITT-GIV para imágenes bitonales en blanco y negro.
• Compresión JPG para imágenes en color (24 bpp) o escala de grises (8 bpp).

PRESENTACIÓN TELEMÁTICA DEL DEPÓSITO EN EL REGISTRO MERCANTIL

Para llevar a cabo la presentación telemática del fichero comprimido ZIP y el fichero que contenga la certificación de aprobación de las cuentas, la persona o personas legitimadas para realizar dicha certificación ha de disponer de firma electrónica reconocida.

Sin embargo, si los anteriores certificantes no disponen de firma electrónica reconocida, el fichero ZIP podrá ser remitido telemáticamente con la firma electrónica reconocida de un tercero que actúe como presentador telemático. En cuyo caso, dispondrán de 15 días a contar desde la remisión del fichero para presentar en el correspondiente Registro la certificación en soporte papel acreditativa de la aprobación de las cuentas.

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