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GTD son las siglas inglesas para Get Things Done, algo así como ten las cosas hechas. GTD es una metodología de trabajo que se está poniendo muy de moda últimamente y que funciona especialmente para labores técnicas y especialmente relacionadas con los ordenadores, y además creo que encaja perfectamente para el usuario típico de trabajador en movilidad.

La idea subyacente en toda esta metodología es realmente muy simple, se basa en un sistema de listas de tareas (o TODO lists). La gracia de todo esto se basa en tener varias colas distintas con las cosas que tenemos que hacer organizadas por temas y prioridades, de tal modo que si lo organizamos correctamente vamos a saber en todo momento que es lo siguiente que tenemos que hacer.

En un principio puede parecer aparatoso el tener que crear este sistema y mantenerlo, teniendo que mantener en orden todas nuestras tareas. No obstante esto no hará otra cosa que ahorrarnos tiempo porque no tendremos que estar preocupados de que hacer en cada momento, estar decidiendo que tareas tienen la prioridad máxima. También al escribirlo dejaremos de pensar en nuestras futuras tareas y podremos centrar toda nuestra atención en la tarea que estamos realizando en este momento.

Aunque se trata de solo un método y lo podemos poner en práctica mediante un lápiz y un papel existen varios programas que nos van a ayudar a realizar estas tareas con maor comodidad y eficacia. Los hay para todas las plataformas y yo os voy a recomendar los que en mi opinión son los mejores:

• Para Windows tenemos muchas opciones, para mi la mejor es en el caso de que usemos Outlook utlizar el plugin de GTD que nos proporcionará funcionalidades GTD. Si queremos un programa a parte podemos usar tudomo, una aplicación con muy buena estética y muy buen funcionamiento.
• En el caso de tener un mac en mi opinión no hay ninguna duda sobre que software usar y este es Things. Se trata de un software que está aún en versión Beta, lo que se nota en que cada poco tiempo tenemos actualizaciones con mejoras. Aún tratandose de una beta es totalmente funcional y es una verdadera delicia, es con el que yo trabajo día a día.
• Por último es interesante llevar siempre encima nuestro programa de GTD, por eso son interesantes las versiones que hay para smartphones de estas herramientas. En este punto hay bastantes herramientas para Palm pero pocas para Windows Mobile, la única decente que yo he encontrado es Blade Wiki, que en realidad no es más que un wiki preparado para este tipo de tareas.

La cantidad de software en cuanto a esto es realmente enorme y si nos os convencen mis recomendaciones por la razón que sea os animo a probar cualquier otro programa existente. Existe un wiki en el que van apuntando todas las herramientas existentes para este fin, podéis visitarlo haciendo click aquí.

En un futuro cada vez más claro sobre a dónde van las cosas especialmente en movilidad, continúo este pequeño ciclo de artículos hablando sobre la nube y el cloud computing que comencé hablando del concepto de la nube en movilidad.

En esta ocasión ya pasamos un poco al papel, presentando una de las alternativas para poder gestionar nuestros datos en movilidad con “la nube”, y estoy hablando de MobileMe, la solución presentada hace no mucho tiempo por el gigante informático Apple.

Para quien no lo conozca, ¿qué nos aporta MobileMe realmente en movilidad? Básicamente la posibilidad de tener datos completamente sincronizados entre nuestro ordenador (da igual tanto Mac como PC pues hay versión para Windows y se lleva bien con Outlook) y un terminal como un iPod Touch, iPhone u otro ordenador PC o Mac.

En la nube (en este caso los servidores destinados por Apple) dispondremos de correo electrónico, agenda de contactos, calendario, disco duro virtual de 10 Gb y una galería de fotos. Porque además, evidentemente de la propia sincronización entre nuestros terminales, podremos acceder a ellos mediante me.com.

Es evidente que esta solución ya tiene aceptación simplemente por el gigante que es Apple y la cantidad creciente de usuarios que usan sus ordenadores y sus servicios. Existen de hecho alternativas, separadas eso sí y no integradas como este caso, que nos permitirían obtener todos estos servicios gratuitamente para poder trabajar en movilidad con nuestros datos en la nube.

El coste es de 79 euros por año, con lo que dispondremos de todo ello, especialmente los 10Gb de disco duro online que quizá para muchos sea un buen aliciente, pues podremos alojar allí todos nuestros documentos de ofimática o necesarios para trabajar y poder acceder a ellos desde cualquier lugar simplemente con tener una conexión a internet como la que nos puede brindar un módem 3G.

En mi opinión, habrá casos en los que este dinero esté sumamente bien aprovechado y otros en los que no, por lo que hacer un balance general de la aplicación me parece sumamente arriesgado. De todas maneras, yo tengo que reconocer que tengo este servicio activado y me gusta, especialmente por la sencillez y facilidad de no tener este tipo de servicios desperdigados por la red, pudiendo acceder a todos ellos sencillamente allá donde estés.

Más información | MobileMe

A través de los comentarios de una entrada anterior nos enteramos de Nuebbo, un servicio web para gestionar nuestros contactos.

Nuebbo es la solución online a la gestión de las targetas de visita, y por tanto, es un targetero virtual. Mantiene actualizados y compartidos los datos de contacto que suelen aparecer en las targetas, pero al ser online, accesibles desde cualquier sitio, compartibles, etc

Algunas de los puntos fuertes de Nuebbo:

• La gestion de las tarjetas virtuales está tratada con gran creatividad para que parezca realmente un targetero físico.
• Múltiples modos de instroducir la información en tu targetero virtual: desde la importación de un CSV de Outlook o Gmail, hasta una fotografía de la targeta, un escaneado, o un Código QR.
• Nuebbo dispone de una versión optimizada para dispositivos móbiles que te permite consultar tu targetero estés donde estés.

Es un servicio que puede sernos de utilidad. La libreta tradicional de direcciones se está muriendo poco a poco, puesto que no sólo las PDA’s o Blackberry’s pueden guardar todos los datos de una ficha de un contacto, hasta un movil normal puede hacerlo.

Con Nuebbo pides a tus contactos que también se hagan su targetero, por lo que estás supeditado a que ellos tengan su Nuebbo actualizado para que el tuyo sea eficaz y esté al día.

No obstante, las redes sociales también hacen la función de “targetero” de contactos. Las redes sociales son competencia de Nuebbo, porque en ellas disponemos también de todos los datos de nuestros contactos, actualizados de por si se actualiza sola por las actualizaciones personales de cada usuario.

De la mano de 37 signals, una empresa muy comprometida en aplicaciones web sobre productividad, nació el año pasado Highrise, un pequeño CRM donde poder manejar online nuestros contactos, sean del tipo que sean.

Se integra casi a la perfección con Outlook y permite importar contactos por ejemplo mediante vCards, que son un estándar que a día de hoy todos los programas y gestores de contactos usan, lo que viene fantástico para ir probando el servicio y su soltura con nuestros contactos actuales.

Y decía que no era una simple agenda porque, además de poder almacenar datos de un contacto, podremos almacenar notas, imágenes y archivos de pasados contactos, además de tareas pendientes con esa persona, lo que nos será de gran utilidad tanto si somos una empresa como si nosotros trabajamos como freelance.

Highrise permite una interacción fantástica con el correo electrónico, de tal manera que si reenviamos un correo de una persona a nuestra cuenta de Highrise automáticamente creará ese contacto si no existe y añadirá el contenido del correo en su ficha personal, más sencillo imposible.

De una forma bastante sencilla podremos agrupar nuestros contactos. Además de la típica posibilidad de hacer grupos, podremos indicar la empresa de nuestros contactos y así poder ver de forma global todas nuestras tareas pendientes y contactos pasados con empleados de ese lugar.

Evidentemente, podemos dar acceso a más gente a la cuenta de Highrise, ideal como contaba para empresas o grupos de trabajo, otorgando de una forma sumamente sencilla permisos de visión y escritura sobre nuestros contactos.

Sobre el precio, disponemos para probar el servicio de un plan gratuito de duración ilimitada y que nos permitirá gestionar hasta un máximo de 250 contactos con 2 usuarios máximo, a cambio de no poder tener espacio para colgar archivos o imágenes. A partir de 18 euros mensuales comienzan los planes de pago, con el que por ejemplo nos ofrecen ya poder gestionar con un sólo usuario hasta 20.000 contactos, encriptación SSL y 3 Gb para almacenar archivos.

Más información | Highrise

Al usar dispositivos como BlackBerry seguro que tendremos un calendario que utilizamos a menudo para apuntar nuestras citas, reuniones y demás. Si además de ello usamos servicios como Google Calendar nos veremos a menudo en la situación de no tener sincronizados ambos calendarios.

Pues bien, eso ya no es un problema debido a la aparición de Google Sync, una herramienta del propio Google que nos permite sincronizar el calendario de nuestro dispositivo con el de Google Calendar en ambas direcciones, podremos interactuar con eventos tanto en uno como en otro.

Su funcionamiento no puede más sencillo: instalamos la aplicación en nuestro dispositivo BlackBerry y entramos en ella, donde nos loguearemos con nuestra dirección de Google y nuestra contraseña. Podremos configurar parámetros para la sincronización, pues puede ser manual o automática.

Personalmente, la sincronización automática es la más cómoda para nosotros, pues si disponemos de una tarifa plana de datos no tendremos que preocuparnos: cada cierto intervalo de tiempo se sincronizará sin darnos cuenta y usar ambos calendarios será para nosotros lo más normal del mundo.

Además de Blackberry, podremos sincronizar nuestro Google Calendar con nuestro PC o Mac de una manera sumamente sencilla.

En el caso de Mac, sincronizarlo con una fantástica aplicación como iCal es posible gracias a aplicaciones intermedias como gSync (12€ la licencia permanente ) o Spanning Sync (15€ la licencia de un año, 40€ permanente), ambas perfectamente válidas para cualquier tipo de sincronización.

En mi caso uso Spanning Sync y no tengo ninguna queja, he configurado dos calendarios para que la sincronización sea automática y completamente invisible para mí, por lo que consigo tener automáticamente sincronizados iCal, Google Calendar y mi Blackberry sin darme cuenta para poderme centrar en lo que realmente interesa, el trabajo con el ordenador.

En el caso de usar Windows y Microsoft Outlook, tenemos la posibilidad de usar el plugin Gsync, que gratuitamente sincronizará un calendario, si bien para obtener una versión completa tendremos que desembolsar 6 euros.

Google Calendar es una opción fantástica de calendario online, pero de nada sirve que sea fantástico si no existen posibilidades sencillas y asequibles de sincronización con nuestros dispositivos, y precisamente son ellas las que hacen de la aplicación de Google algo más que un simple calendario.

Microsoft entra en el mercado del software como servicio para empresas ofreciendo su plataforma Microsoft Online Services. Este nuevo servicio ofrecerá - en versión hospedada en los servidores de Microsoft, accesible mediante navegador - versiones de Exchange, Sharepoint, Communication Server y Dynamics CRM (con el que había empezado a moverse hacia soluciones de software como servicio). La versión básica costará tres dólares al mes por usuario y apenas dará para versiones básicas de Exchange (para acceder con el Outlook Web Access Lite ) y Sharepoint; la oferta completa de Microsoft Online Services costará 15 dólares al mes por usuario.

Antes de empezar a comparar con los precios de Google Apps habría que tener en cuenta que hablamos de compañías y productos muy diferentes: Google intenta entrar en el mercado con servicios básicos y muy baratos, Microsoft está muy establecido y Exchange o Sharepoint son productos muy potentes y desplegados. La entrada de Microsoft en el mercado del software como servicio para empresas se hace pues mucho antes de que Google sea significativo en el mercado corporativo y años después de que Salesforce se erigiera en el gran valedor de este modelo de distribución de software.

¿Va a canibalizar Microsoft entonces sus productos con esta versión online y por suscripción? Siendo la tendencia hacia el software como servicio tan fuerte, no le quedaba otra, aunque quienes probablemente puedan sentir más el movimiento sean los “partners” que ya ofrecían un servicio similar al cliente final y cuyos márgenes parece ser que pagarán el pato. La oferta de Microsoft es que da el 18% a quien traiga clientes el primer año y el 6% a partir de entonces…

Los datos en News.com. Comentarios de Foley y R/W.

Aunque Facebook dispone de una versión móvil, accesible a través de http://m.facebook.com, el disponer de una aplicación dedicada puede representar una mayor velocidad de uso y facilidad de acceso.

Snap2Face nos permite acceder a nuestros datos de Facebook desde el teléfono, centrándose especialmente en las fotos nuestras y las de nuestros contactos, de forma que podremos ver los álbums y navegar por ellos sin necesidad de entrar en la página web.

Además de la visualización, la aplicación nos notificará cuando haya nuevas fotos disponibles y nos permitirá, también, subir las que hayamos tomado con el móvil. Interesante, además, que permita la importación de fotos al perfil de Outlook de los contactos, con lo que podremos verlas cuando ese contacto nos llame por teléfono.

Snap2Face funciona tanto con Windows Mobile 5 como 6 y en las versiones Smartphone y PocketPC. Requiere .NET CF 2.0 y, de momento, está en beta, aunque puede descargarse gratuitamente.

Vía | MSMobiles.
Enlace | Snap2Face.

Finalmente Xobni sale a beta pública y todos pueden probarlo, descargándolo desde este link. Xobni, para el que no lo conozca es un addon para Outlook que analiza todos los emails que enviaste y recibiste… define que interrelación tenés con cada uno de los contactos y te muestra un perfil total de cada uno de ellos.

Conocí Xobni en la reseña de Juan Luis hace tiempo y, personalmente, me pareció uno de los plugins más útiles que hay dando vueltas por ahi… aunque no me convenció de instalar WMWare y correr Windows en la mac solo para usarlo

Y el plugin es tan bueno que hubo un rumor de compra por parte de Microsoft, RRW lo llamó “una red social en tu mail” (el que logre hacer eso va a tener la mejor red social del mundo :P) aunque para mi es un organizador de información personal y hasta de conversaciones!

Prometen tener versiones para otros programas de mail… si lo logran, al menos podrian hacer que instale Entourage o que use la carreta llamada mail.app