3 prácticas extraídas del desarrollo de software ágil que puedes aplicar en tu empresa para mejorar la productividad del equipo y la calidad del trabajo:

1. Un espacio de trabajo adecuado para el equipo

Aunque a alguno todavía le parezca cosa de magia, las barreras físicas afectan directamente a la comunicación entre los diferentes componentes de una empresa o de un equipo, y condicionan las relaciones que se establecen entre ellos. Las paredes en una oficina, los pasillos e incluso los separadores que se interponen entre dos empleados que se sientan frente a frente pueden entorpecer la comunicación fluida y constante que estamos buscando.

Oficinas en el cuartel general de Google

Algunas ideas:

  • Luz, buena ventilación y plantas.
  • Espacios compartidos en los que la gente trabaja frente a frente, codo con codo. Y espacios semi-privados para mantener reuniones y conversaciones telefónicas.
  • Grandes corchos y pizarras para apuntar ideas, esquemas o procesos y poder compartirlos con el equipo.
  • Buenas sillas y mesas, y equipos informáticos actualizados.
  • Cada persona puede “configurar” su espacio a su gusto, con sus plantas, sus carteles, sus juguetes.
  • Es mejor que el espacio esté abierto a los miembros de otros equipos de la empresa, y que puedan acercarse cuando quieran para ver qué se cuece y cómo se trabaja.
  • Servicios de primera necesidad: es conveniente que los baños, las impresoras o la máquina de café se encuentren cerca del área de trabajo.
  • Si la comunicación es abierta, fluida y continua, es muy probable que, en ocasiones se vuelva un poco ruidosa. Así que es mejor que haya suficiente espacio entre el espacio del equipo y otras áreas de la empresa, de manera que no llegue a molestar.

2. Ciclos de trabajo cortos

Aunque este apartado está muy ligado al desarrollo de software, en esencia puede aplicarse a casi cualquier ámbito: si el objetivo -llamemosle entrega- está muy alejado en el tiempo, la motivación del equipo decrece y acaba por desinflarse. Resulta mucho más apasionante descomponer el proyecto en tareas más reducidas y con entregas más frecuentes en el tiempo. En el desarrollo ágil de software se trabaja, por ejemplo, mediante sprints que duran una semana. Resulta muy recomendable ver el planteamiento de la metodología Scrum.

La motivación es la base de la productividad. Si no alcanzamos a ver el final, es muy fácil que cunda la relajación/aburrimiento entre el equipo, y que cuando llegue el momento de realizar la entrega, se produzca el desastre… Los ciclos de trabajo cortos generan una especie de “presión”, pero esta presión, lejos de desmoralizar, motiva a los integrantes del equipo y les ayuda a superar las situaciones complejas del proyecto. Eso sí: para que este sistema funcione, es necesario confiar en el equipo, y permitirle que se auto-gestione y se organice para superar las situaciones más complicadas. Esa confianza es la mejor manera de generar compromiso en los miembros del equipo.

3. Pon el trabajo a prueba

Durante el proceso de diseño y construcción de cualquier producto o servicio surgen muchos cambios, nuevas peticiones, añadidos, correcciones, etcétera. Y la clave fundamental del éxito estriba en ser capaz de responder a esos cambios con agilidad. Se trata de evitar esa situación tan temida: hemos acabado el producto, y sólo entonces nos hemos dado cuenta de que hay que incorporar tantos cambios y modificaciones que ese producto, simplemente, ya no sirve. Es demasiado tarde para cambiar. Si estás construyendo, pongamos por caso, una web, no esperes al final para ver si al cliente le gusta, o para comprobar que funciona como estaba previsto.

Es necesario incorporar los cambios a lo largo de todo el proceso, manteniendo una comunicación fluida en el equipo y con el cliente. Es la manera en que podremos ir creciendo y aprendiendo, en un proceso de mejora continua que realmente estimulará a todos los miembros del equipo.

Plantéatelo así: los cambios son fruto del conocimiento; surgen cuando descubrimos algo más sobre el producto, sobre las necesidades del usuario o sobre las peticiones del cliente. Incorporar ese cambio es todo un reto pero, si lo superamos, podemos estar seguros de que nuestro producto o servicio es mejor que antes de introducir la modificación.

Aunque parezca lo contrario, la calidad no tiene por qué estar siempre reñida con la velocidad. En el mundo del desarrollo software se utiliza un método ágil conocido como Test Driven Development que consiste, básicamente, en lo siguiente: en un escenario de ciclos de trabajo cortos y cambio constante, cuando se decide incluir una nueva funcionalidad, primero se crean unos “casos de prueba” que la aplicación tiene que superar para cumplir con los requisitos, y después se realiza la programación para que la aplicación supere esos casos de prueba. Es decir, no se programa primero y se testea después, sino que, partiendo de los requisitos, primero se determina el test que hay que superar y después se crea el código necesario para pasar la prueba. Este método permite realizar el trabajo a muy buen ritmo reduciendo notablemente los defectos y errores.

Algo más sobre el tema pero más enfocado en el desarrollo de software.

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